‘Hoera, het werkt echt!’ – VIP-software bereidt huisartsen voor op 2006
Leonard Bonapart
De gebroeders Borst van de firma Calculus leveren huisartsen met hun VIP (Verzekerden Informatie Programma) een goede voorbereiding op het nieuwe ziektekostenstelsel 2006. Het idee voor het programma ontstond doordat Stephan Borst zijn vrouw wilde ondersteunen door middel van automatisering van haar verzekerdenadministratie. Inmiddels is VIP zeer succesvol en maken al meer dan duizend huisartsen gebruik van de software.
Stephan Borst (43) is van oorsprong natuurkundige. Na zijn studie rolde hij de automatisering in. Zijn broer Winfried Borst (40) studeerde een tijd wiskunde, daarna volgde hij een administratieve opleiding. Hij had verscheidene administratieve functies en werkte onder meer voor zorgverzekeraars. In juni 1991 besloten de broers samen een bedrijf te beginnen. Ze richtten de firma Calculus in Oegstgeest op. Stephan: ‘Er was sprake van een missing link tussen wat de klant wilde en wat automatiseerders kunnen maken. Door de administratieve kennis van Winfried te koppelen aan mijn automatiseerderskennis konden wij op verschillende projecten goed samenwerken.’
GELE MARKEERSTIFTHet idee voor VIP ontstond in 2002. In 1994 leerde Stephan zijn vrouw kennen, die destijds net begon te werken als huisarts. ‘Mijn vrouw werkte in een maatschap, waar zij en haar collega gezamenlijk alle patiënten op naam hadden staan. De maatschap ging in 2002 over naar een systeem waar patiënten op naam van iedere afzonderlijke arts moesten komen te staan. In een normpraktijk heb je 2500 tot drieduizend patiënten. De helft van hen zit bij een enkele preferente zorgverzekeraar. Je hebt daardoor een lijst met 1200 ziekenfondsverzekerden, die op naam moesten komen te staan bij de zorgverzekeraar. De verzekeraar geeft je daartoe op kwartaalbasis een lijst van welke mensen op jouw naam staan ingeschreven.’
Stephan vervolgt: ‘Mijn vrouw zat dat jaar tot twee keer toe met twee lange lijsten en een gele markeerstift aan de keukentafel. Twee van zulke lange lijsten vergelijken was iets wat ik vanuit mijn automatiseringsachtergrond niet zag als iets wat je met de hand moest doen. Ik had haar liever naast mij op de bank, dan dat ze onnodig tijd spendeerde aan de keukentafel.’ Stephan Borst besloot haar te helpen.
‘Het ging redelijk snel en eenvoudig. Ik haalde uit haar huisartsinformatiesysteem (HIS) een elektronisch bestand. Een telefoontje met de preferente zorgverzekeraar leerde mij dat zij ook een lijstje konden leveren van mensen die op naam van mijn vrouw stonden. Ik had toen twee elektronische bestandjes, een beetje programmeren en je kon redelijk eenvoudig alle verschillen eruit destilleren. VIP (Verzekerden Informatie Programma) was geboren. Mijn vrouw had meer tijd voor mij en andere dingen, en verdiende zelfs geld terug door de nieuwe software’, aldus Stephan Borst.
ZINNIGE SOFTWARESinds 2002 zijn de broers bezig met de verdere ontwikkeling van VIP. Voor echte marktpenetratie moet de software wel op alle HISsen kunnen aansluiten. Pas sinds november 2004 is het product op de markt. Het is inmiddels wel sterk geëvolueerd. ‘Met de DHV Midden Holland & Rijnland te Leiden gingen wij om de tafel zitten om te zien of er behoefte was aan de nieuwe software. De DHV wilde het meteen zien en zo begon het balletje te rollen’, aldus Stephan.
Via de DHV kwamen Stephan en Winfried bij de LHV terecht, later gaven zij een presentatie voor een DHV-automatiseringscommissie in Den Haag. Winfried: ‘Zij vonden het een nuttig product en verzochten ons eerst een pilot te draaien met acht huisartsen. Dat waren huisartsen met verschillende informatiesystemen. De DHV zocht contact met de zorgverzekeraars voor het aanleveren van de verzekerdeninformatie. In het begin waren dat AZIVO, Delta Lloyd, DSW en later ook Zilveren Kruis Achmea. Zij zagen dat de software zinnig was; het scheelde een dag werk voor de arts. De software deed niet alleen de controle op naam, maar ook op polisnummers.’
Winfried vervolgt: ‘Na de pilot was er een evaluatie. Een van de nadelen die wij aan het begin tegenkwamen was dat de zorgverzekeraar de elektronische lijst per huisarts op diskette moest aanleveren. Na een tweede pilot met 25 huisartsen was dat te veel werk. Per maand moesten er honderd diskettes opgestuurd worden. Dat gaf logistieke problemen voor de verzekeraars.’
‘Zilveren kruis Achmea heeft er toen voor gezorgd dat wij op de internetportals van LifeLine en VECOZO terechtkwamen. Nu konden we de informatie direct krijgen via een beveiligde internetverbinding. En al was VIP initieel bedoeld voor de ziekenfondsverzekerden, nu hadden we ook alle informatie van de particulier verzekerden.’
Zodoende is VIP uiteindelijk een juiste opstap gebleken voor de nieuwe basisverzekering in 2006. Alle partijen moeten zich nu gaan inspannen om elektronisch te declareren. Stephan: ‘Uit verschillende rapporten blijkt dat het ruim 300 miljoen euro gaat schelen als alle zorgverleners elektronisch declareren. VIP geeft de huisarts de mogelijkheden om dat daadwerkelijk te doen. De arts hoeft niet meer aan de patiënt te vragen wat zijn of haar polisnummer is. Met VIP kan hij de verzekeringsstatus van de patiënt zelf volgen.’
De voordelen zijn legio. Stephan: ‘Je kunt met tien minuten per maand bijna gratis je zaken regelen. Je hoeft niet meer postzegels te plakken en facturen te printen. Er zijn geen herinneringen en aanmaningen meer, als de gegevens kloppen dan betaalt de verzekering. Je omzeilt de cliënt.’
CONCURRENTIEBij de nieuwe basisverzekering krijgt de arts nog maar 9 euro per verrichting. Stephan: ‘Bij een consult van ongeveer 25 euro kun je nog wel een factuur ter waarde van 1 euro sturen, maar bij 9 euro kun je niet zomaar 1 euro uitgeven voor het sturen van de rekening. Je moet de kantoorkosten binnen de perken houden en dus elektronisch declareren. Nu is er nog een strikte scheiding tussen ziekenfonds (daarvoor krijg je abonnementshonorarium per kwartaal) en particulier (die verstuur je per verrichting een factuur). Met de basisverzekering moet de huisarts alle verrichtingen gaan declareren. Gemiddeld zal een huisarts dan driemaal zoveel facturen gaan versturen. Dat is namelijk de huidige verhouding van ziekenfonds- en particuliere verzekerden.
We hebben een aantal concurrenten. De LHV heeft Declaratie Direct. Zij kijken voor je waar iemand verzekerd is. Ze melden dan terug wat er wel en niet betaald is. Het is een dienst – je geeft het werk uit handen en dus betaal je daarvoor. VIP is een product, je schaft het één keer aan en dan gebruik je het zo vaak als je wilt’.
Inmiddels gebruiken ruim duizend huisartsen de software van de gebroeders Borst. ‘Voor huisartsen is het een revolutie, want los van het HIS is er bijna geen software die speciaal bedoeld is voor huisartsen. De meeste artsen zijn dan ook dolenthousiast. We krijgen vaak verbaasde mailtjes met: ‘Hoera, het werkt echt!’’
Nog fijner is het wanneer ze ontdekken dat je na aanschaf en installatie met terugwerkende kracht verrichtingen kunt declareren waarvan je dacht dat het om ziekenfondsverzekerden ging, terwijl het eigenlijk particulier verzekerden waren. Het voordeel voor een arts kan daarbij tot wel 2000 euro oplopen. VIP verdient zichzelf daarmee ruimschoots terug.
Winfried: ‘Software is nooit af. Daarom hebben wij een motto: we proberen elke dag een verbetering aan te brengen. Ook met de veranderingen in 2006 kunnen wij nog wat aanpassingen in de software gaan doen. Bijvoorbeeld rekening houden met een nieuw soort sofi-nummer (BSN – burgerservicenummer) voor patiënten. Ook zijn we met een aantal HIS-leveranciers afspraken aan het maken over het automatisch terugschrijven van de met VIP gevonden polisnummers naar het systeem van de huisarts.’
Stephan: ‘Mijn vrouw is wel blij met het nieuwe stukje software, maar door al het werk dat ik heb en de gigantische groei van het bedrijf, is zij nu vaak degene die alleen op de bank zit.’
